Factures, contrats, diplômes... : combien de temps conserver ses documents ?

Avec le printemps, fleurissent les envies de rangement. On garde ou on jette ? Mais combien de temps faut-il conserver les contrats, actes, preuves de paiements et autres tickets de caisse ?

La commune vous réclame une facture  » ramassage des immondices  » datant de plus de 3 ans, pour laquelle vous n’avez jamais reçu de rappel. Au téléphone, l’employée communale vous demande de fournir la preuve du paiement, en précisant que tous ces documents doivent être conservés au moins 5 ans.

Situation inverse : savez-vous que, si un hôpital vous envoie une facture 30 mois après une intervention, vous pouvez refuser de payer, même sous la pression d’un huissier ? En effet, une dette d’hôpital est prescrite après 2 ans !

10 ans pour tout ce qui est contractuel

La nécessité de conserver certains documents repose sur plusieurs impératifs. Parfois, il s’agit d’une obligation dictée par la loi. Parfois, il s’agit simplement de se prémunir contre d’éventuels problèmes. Quelques exemples : pour les tickets de caisse, c’est la période de garantie d’un achat qui détermine ce délai, parfois fixée par la loi (2 ans pour les électroménagers, notamment), parfois précisée sur le ticket, parfois laissée à la bonne volonté du commerçant.

Quid des documents relatifs à un voyage ? La loi n’impose rien. Pourquoi s’encombrer d’un dossier alors qu’on peut facilement retrouver la preuve de paiement sur son compte en banque en ligne ? Par contre, si l’agence de voyage ne respecte pas ses promesses, vous pouvez faire valoir un manquement au contrat. Et, pour tout ce qui est contractuel, la loi accorde 10 ans pour rester en justice et/ou réclamer des dommages. Petit tour alphabétique des principaux documents à conserver.

Testaments, donation, contrat de mariage ou de cohabitation, divorce... : à garder à vie. Conseil : en cas de testament holographe (rédigé sans notaire), faites-le enregistrer de manière officielle.

– contrat : à conserver le temps de couverture de l’assurance. En cas de conflit, comptez 10 ans si vous invoquez la loi sur le respect d’un contrat.

– indemnités en cas de dommage/sinistre : à classer pendant 10 ans à partir du paiement de l’indemnité, et plus s’il s’agit de préjudices médicaux pouvant avoir des suites ultérieures.

– contrat : jusqu’au versement du capital.

– relevé annuel du capital épargné : à conserver un an, jusqu’au relevé suivant.

– extraits de compte : 5 ans pour tous les paiements de services et énergie (gaz, électricité, télédistribution...) et honoraires. Vérifiez auprès de votre banque que vous pouvez retourner 5 ans en arrière sur votre e-banking. Plus longtemps si les extraits de compte vous permettent de prouver le remboursement d’une dette étalée sur une plus longue période.

– prêts habitation (contrats et preuves de paiement) : 2 ans après la dernière échéance.

Pour les travaux du bâtiment, on parle de garantie décennale, soit 10 ans.

Chaudière/cheminée (entretien) : en Régions bruxelloise et wallonne, l’entretien est obligatoire une fois par an pour les appareils de chauffage central à combustible solide ou liquide (y compris le ramonage de la cheminée), tous les 3 ans pour les appareils au gaz. Les preuves sont à conserver à vie pour se constituer une preuve en cas de souci. Un locataire doit, lui, conserver ces traces le temps de la location, et les remettre au propriétaire en partant.

– lettre de licenciement : en cas de restructuration, la lettre de licenciement servira à l’égard d’un nouvel employeur mais aussi de l’Onem, comme preuve que vous êtes chômeur involontaire.

– allocations de chômage : l’Onem dispose de 5 ans pour réclamer des allocations indûment perçues. Il ne réclamera que les 150 derniers jours sauf en cas de fraude.

On l’ignore parfois, mais il est impossible d’obtenir une copie d’un diplôme. Tout au plus peut-on demander une attestation de réussite. Donc, veillez à les conserver à vie !

Pour les fournisseurs d’énergie, le délai de prescription pour réclamer un paiement est de 5 ans. Mais certains juges ramènent ce délai à 1 an. Pour les fournisseurs de téléphonie, tout dépend du contrat mais la sagesse conseille 5 ans pour les preuves de paiement.

– contrats : au minimum le temps de l’occupation dans l’entreprise

– fiches de paies mensuelles : pendant l’exercice en cours

– fiches de salaire annuelles et fiches de pension : jusqu’à la pension, voire à vie.

Preuve de propriété, acte de base, document d’intervention ultérieure (DIU) : à conserver tant que vous être propriétaire. En cas de vente, le DIU suivra la maison.

Leur délai de prescription pour réclamer un paiement est de 5 ans.

Depuis 2009, l’administration fiscale a 5 ans pour réclamer un impôt et son temps d’investigation peut être porté à 7 ans en cas de soupçon de fraude. Donc, c’est 7 ans. En cas de doute, demandez conseil à un comptable.

Archivez-les à vie.

– bail : contrat/état des lieux/garantie locative/lettre de résiliation (avec accusé de réception) sont à garder au moins jusqu’à l’état des lieux de sortie cosigné (ou pendant 10 ans, en cas de litige)

– preuves de paiement : propriétaire et locataire disposent de 5 ans maximum pour réclamer une somme impayée ou indûment payée.

– médecin, kiné, factures d’hospitalisation : une dette d’hôpital est prescrite après 2 ans à partir de la fin du mois du dernier soin.

– documents médicaux (radios, examens, carnet de vaccination, analyses de sang...) : à classer à vie.

Le bénéficiaire d’une pension alimentaire ou d’allocations familiales peut retourner 5 ans en arrière. Rangez bien les preuves de versements.

Le délai de prescription pour les réclamer est de 5 ans.

– petits achats. La loi ne dit rien sur le sujet. Les commerçants acceptent souvent une période de 2 semaines à 1 mois.

– électroménager. Le code civil prévoit 2 ans de garantie légale pour tous les appareils électroménagers. Par ailleurs, tout problème apparaissant dans les 6 mois est considéré comme un défaut de fabrication.

Il n’y a pas de délai légal précisé et le parquet ne poursuit quasiment jamais. Par sécurité, gardez peut-être votre attestation de vote pendant 1 ou 2 mois.

Par Nicole Burette