1. Un objet de mail efficace

Première étape: bien intituler votre message. Pour vous démarquer des autres emails reçus par votre destinataire, soignez cette étape. Privilégiez un objet court (5 à 7 mots) qui précise votre démarche (invitation, information...). Préférez "Un dîner samedi soir?" plutôt qu'un objet du type "Question" ou encore "Bonjour". A bannir: l'absence d'objet, vraiment peu cordial.

2. Soigner sa rédaction

Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, débutez avec "Madame, Monsieur" plutôt qu'un simple "Bonjour". Si vous le connaissez, "Ma chère Madame/Monsieur" est approprié.

Pour être lu jusqu'au bout, limitez votre prose et allez à l'essentiel. Aérez bien votre texte, en ajoutant si besoin du gras pour les éléments importants (date, adresse, prix...) ou en soulignant les mots clés. Sans en abuser.

Pensez à aller à la ligne, la lecture n'en sera que plus confortable pour votre interlocuteur.

Enfin, n'écrivez pas en majuscules. Vous pensez être plus visible mais dans un email, comme dans un SMS, cela équivaut à CRIER!

3. Destinataires et copies (cachées)

Lorsque vous rédigez un email, vous avez le choix entre trois champs à remplir: À, CC ou CCI. Dans le champ principal, mettez la ou les personnes à qui vous écrivez principalement. Dans le champ "CC", mettez celles qui doivent être qu'informées mais pas nécessairement vous répondre.

Enfin, ajoutez dans "CCI" (copie cachée), les personnes que vous souhaitez inclure dans la boucle sans qu'elles voient les autres destinataires et vice-versa. Discrétion assurée!

4. Attention aux fautes de grammaire et d'orthographe

Même si le ton d'un e-mail est moins formel que dans une lettre, surtout avec des proches, efforcez-vous de respecter les règles d'orthographe et de grammaire. N'hésitez pas à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie.

Relisez-vous bien avant d'envoyer votre courrier pour traquer une éventuelle dernière coquille. Vous éviterez ainsi d'oublier une pièce jointe dont vous faites mention dans le texte...

Si vous avez commencé à rédiger votre mail et souhaitez le relire au calme, enregistrez-le en brouillon. Yahoo et Gmail le font pour vous automatiquement en cours de rédaction, il vous suffit d'aller dans "Brouillons", pour le retrouver en cas de besoin. Sur les autres messageries, cliquez sur "Enregistrer un brouillon" lorsque vous rédigez votre mail.

5. La signature automatique ?

Il peut arriver d'oublier l'essentiel: indiquer à son interlocuteur nos coordonnées... Le plus simple est d'intégrer une signature automatique à vos e-mails. Ainsi, chacun pourra vous joindre facilement.

6. Les smileys: selon le contexte

Ces petits bonhommes jaunes sont partout et traduisent notre humeur. Et dans un email? Tout dépend à qui vous écrivez. Dans un cadre professionnel, c'est trop familier. Avec vos amis ou votre famille, aucun problème ! Vous pouvez même insérer des Gif.

7. Finir en beauté

Dans un cadre professionnel, préférez une formulation affirmative: "Je reste à votre disposition pour..." plutôt qu'une phrase négative "N'hésitez pas à revenir vers moi".

Pour le mot de fin, "Cordialement" est une formulation assez passe-partout, qui remplace le "Salutations" d'une lettre manuscrite, un peu trop formel dans un email.

Auteur : Stéphanie Letellier (nt-f.com)