Bien rédiger un email en 7 étapes

Ecrire un email ne s’improvise pas, surtout s’il est envoyé dans un cadre professionnel. Voici quelques astuces pour éviter les faux-pas.

1. Un objet de mail efficace

Première étape: bien intituler votre message. Pour vous démarquer des autres emails reçus par votre destinataire, soignez cette étape. Privilégiez un objet court (5 à 7 mots) qui précise votre démarche (invitation, information...). Préférez « Un dîner samedi soir? » plutôt qu’un objet du type « Question » ou encore « Bonjour ». A bannir: l’absence d’objet, vraiment peu cordial.

2. Soigner sa rédaction

Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, débutez avec « Madame, Monsieur » plutôt qu’un simple « Bonjour ». Si vous le connaissez, « Ma chère Madame/Monsieur » est approprié.

Pour être lu jusqu’au bout, limitez votre prose et allez à l’essentiel. Aérez bien votre texte, en ajoutant si besoin du gras pour les éléments importants (date, adresse, prix...) ou en soulignant les mots clés. Sans en abuser.

Pensez à aller à la ligne, la lecture n’en sera que plus confortable pour votre interlocuteur.

Enfin, n’écrivez pas en majuscules. Vous pensez être plus visible mais dans un email, comme dans un SMS, cela équivaut à CRIER!

3. Destinataires et copies (cachées)

Lorsque vous rédigez un email, vous avez le choix entre trois champs à remplir: À, CC ou CCI. Dans le champ principal, mettez la ou les personnes à qui vous écrivez principalement. Dans le champ « CC », mettez celles qui doivent être qu’informées mais pas nécessairement vous répondre.

Enfin, ajoutez dans « CCI » (copie cachée), les personnes que vous souhaitez inclure dans la boucle sans qu’elles voient les autres destinataires et vice-versa. Discrétion assurée!

4. Attention aux fautes de grammaire et d’orthographe

Même si le ton d’un e-mail est moins formel que dans une lettre, surtout avec des proches, efforcez-vous de respecter les règles d’orthographe et de grammaire. N’hésitez pas à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie.

Relisez-vous bien avant d’envoyer votre courrier pour traquer une éventuelle dernière coquille. Vous éviterez ainsi d’oublier une pièce jointe dont vous faites mention dans le texte...

Si vous avez commencé à rédiger votre mail et souhaitez le relire au calme, enregistrez-le en brouillon. Yahoo et Gmail le font pour vous automatiquement en cours de rédaction, il vous suffit d’aller dans « Brouillons », pour le retrouver en cas de besoin. Sur les autres messageries, cliquez sur « Enregistrer un brouillon » lorsque vous rédigez votre mail.

5. La signature automatique ?

Il peut arriver d’oublier l’essentiel: indiquer à son interlocuteur nos coordonnées... Le plus simple est d’intégrer une signature automatique à vos e-mails. Ainsi, chacun pourra vous joindre facilement.

6. Les smileys: selon le contexte

Ces petits bonhommes jaunes sont partout et traduisent notre humeur. Et dans un email? Tout dépend à qui vous écrivez. Dans un cadre professionnel, c’est trop familier. Avec vos amis ou votre famille, aucun problème ! Vous pouvez même insérer des Gif.

7. Finir en beauté

Dans un cadre professionnel, préférez une formulation affirmative: « Je reste à votre disposition pour... » plutôt qu’une phrase négative « N’hésitez pas à revenir vers moi ».

Pour le mot de fin, « Cordialement » est une formulation assez passe-partout, qui remplace le « Salutations » d’une lettre manuscrite, un peu trop formel dans un email.

Auteur : Stéphanie Letellier (nt-f.com)